Comment bien estimer la surface de bureaux nécessaire ?
Toute entreprise fructueuse sera amenée tôt ou tard à déménager et changer de bureaux. De la start-up à la grande société déjà bien implantée, le transfert de bureaux est monnaie courante. Quoi qu’il en soit, avant de déménager, il est bon de prendre un certain nombre de paramètres en compte afin de bien estimer la surface des
futurs bureaux. Voici lesquels.
Avant de se lancer, établir un cahier des charges
Cette étape est quasiment incontournable. En effet, elle vous permettra de notifier par écrit les besoins de votre entreprise en matière d’espace, et ce, en fonction de la nature de votre activité et du nombre de collaborateurs.
Que vous vous implantiez ou que votre entreprise soit en développement, trouver de nouveaux bureaux peut
relever du casse-tête. La surface joue évidemment un rôle prépondérant dans le choix final des locaux.
Avant de jeter votre dévolu, posez-vous les bonnes questions :
– Vais-je devoir accueillir du public ?
– Me faudra-t-il un lieu de stockage (entrepôt)
– Combien de bureaux compter ?
– Le mode open-space pourra-t-il convenir ?
– Faut-il un bâtiment à étage ou de plain-pied ?
– Dans quel quartier m’implanter ?
– Etc.
Définir la zone d’implantation
C’est de loin le critère premier de toute
recherche de nouveaux bureaux. En effet, suivant la région, la ville et le
quartier, les prix des locaux commerciaux ou des bureaux peuvent varier du
simple au double. Il est donc important de connaître votre lieu d’implantation
avant de vous mettre en quête de locaux. Ainsi, vous pourrez avoir une idée précise
du budget nécessaire, qu’il s’agisse d’une location de bureaux ou d’un
achat. Parfois, il vaut mieux s’éloigner un peu d’un centre-ville pour gagner
quelques précieux m², plutôt que de privilégier le prestige d’un bâtiment à l’instar
du confort nécessaire à l’intérieur.
Attention, l’accès pour vous trouver ou le
parking pour se garer sont deux aspects également importants à prendre en
compte tant pour vos collaborateurs, que pour la clientèle (le cas échéant) !
Des bureaux adaptés à vos besoins
Les petites structures deviennent grandes et les grandes sont parfois amenées à se développer encore plus. Voyez sur du long terme pour choisir vos bureaux.
De même, si votre entreprise est commerciale et que vous proposez des produits à la vente, un entrepôt, voire, un showroom pourrait être incontournable. Il est donc primordial de bien calculer la surface globale nécessaire pour les futurs bureaux avant de vous lancer.
Enfin, n’hésitez pas à identifier les petits « à côté » qui pourraient rendre votre lieu de travail plus agréable et fonctionnel, tels qu’un coin cuisine, un espace détente, des salles de réunion, etc.
Le nombre d’employés : un critère parmi les plus importants
Afin de maintenir le bien-être au travail, le cadre dans lequel vont évoluer les différents acteurs de votre entreprise est très important. En ce sens, si 4 collègues se partagent un bureau de 12 m², il y a fort à parier que des tensions puissent un jour survenir.
Choisir de nouveaux bureaux doit être le fruit d’une vision sur un moyen long terme. En effet, si l’entreprise est encore vouée à grandir, il est important de ne pas opter pour des bureaux de même surface ou d’un nombre de pièces plus important, mais aux dimensions plus étroites. De même, pour une start-up, il est bon de prévoir l’évolution de l’entreprise sur quelques années, afin de ne pas avoir à déménager prématurément par faute d’anticipation. En effet, déménager a un coût et demande également beaucoup d’énergie ! Mieux vaut donc bien choisir pour une durée suffisamment longue !
En d’autres termes, sachez d’ores et déjà combien de collaborateurs sont dans vos effectifs et combien vous seriez prêt à en embaucher d’ici 5 ans environ, si tout se passe bien. Cela vous permettra de prévoir des locaux en adéquation avec la prospérité de votre entreprise.
Voici quelques données indicatives pour vous aider à visualiser : pour des bureaux fermés, en général, il faut compter 12 m² maximum pour une personne, mais deux collaborateurs peuvent se partager 15 m². Au-delà, comptez 5 m² supplémentaires pour chaque personne en plus (ex 3 personnes dans 20 m², 4 personnes dans 25 m², etc.). Si vous optez pour un open space, sachez qu’environ 70 m² peuvent héberger une dizaine de personnes.
N’oubliez pas non plus de penser aux aspects « extérieurs » à l’entreprise, comme les habitudes des collaborateurs. Viennent-ils en transports en commun ? En vélo ? En voiture ? Pourront-ils télétravailler quelques jours dans la semaine ? Seront-ils amenés à se déplacer souvent ? Toutes ces informations donnent inévitablement des indications sur la surface des locaux à favoriser.
Par exemple, si vous avez 5 commerciaux et qu’un seul est au bureau chaque jour de la semaine, à tour de rôle, inutile de prévoir 5 bureaux. Un seul conviendra pour les 5.
Vers quel type d’implantation orienter son choix ?
Open space ? Bureaux indépendants ? Coworking ? Choisissez les espaces de travail en fonction de votre activité et non de l’effet de mode. Recevoir des clients dans un open space peut rapidement s’avérer compliqué pour tout le monde !
Avez-vous besoin d’une grande salle de réunion ou de plusieurs petites ? Des parois en verre seront-elles de rigueur ? Bien évidemment, les bureaux parfaits n’existent pas. Cela dit, il est parfois possible de faire des compromis. C’est en évaluant en amont vos besoins que vous serez à même de savoir sur l’instant T quels sont les points importants, ceux qui sont incontournables et ceux sur lesquels vous pourrez faire une impasse.
Les surfaces annexes sont également importantes
Comme mentionné un peu plus haut dans cet article, les salles de réunion, les kitchenettes, les espaces de détente, les entrepôts ou locaux de stockage, etc. sont autant de besoins à prendre en compte pour connaître la surface idéale de vos bureaux. Une salle de réunion par exemple doit pouvoir recevoir autant de personnes composant un seul et même service ou tous vos collaborateurs si vous êtes une petite structure. Si vous avez plusieurs services ayant besoin d’une salle de réunion en simultané, peut-être serait-il judicieux d’opter pour des bureaux disposant de plus d’opportunités…
Les espaces dits de circulation
Dans de nombreuses annonces, la surface des bureaux est donnée nette, c’est-à-dire en comptant les couloirs, etc. Il est donc de rigueur de retirer ces espaces si vous souhaitez obtenir la surface nette des espaces de travail. Attention, dans le cas où vous émettriez une annonce, n’oubliez pas d’ajouter environ 20 % de surface pour ces espaces de circulation, les sanitaires, etc. Une marge d’erreur de 10 % est également de coutume pour pallier certaines omissions.